MATERIALES Y EQUIPO DE ARCHIVO

Los archivos deben guardarse en carpetas y éstas a su vez deben estar guardadas en muebles específicos.

Para que conozcas los diferentes tipos de materiales y equipos de archivo que hay, vas a  hacer un powerpoint en el que aparezca la información  que aparece en el apartado 2.11.1, en la páginas 63 y 64 de tu libro de texto. Debes estudiarte este apartado 2.11.1 para el examen.

El powerpoint tiene que tener una primera diapositiva con el nombre de la presentación

“MATERIALES Y EQUIPOS DE ARCHIVO” ,  y  tu nombre, apellidos y curso . La última diapositiva, como siempre debe  ser la que tiene la palabra “FIN”.  Además la presentación debe estar dividida en 3 apartados:

-        Carpetas

-        Carpetas archivadores

-        Mobiliario.

Debes hacer una diapositiva para cada tipo de carpeta, carpeta archivador  y mueble. En cada diapositiva debes explicar brevemente las características y debes añadir al menos una foto.

Cuando acabes de hacer el powerpoint súbelo a Google Drive con el nombre:

Material_equipo_de_archivo_nombre_1er_apellido

(Por ejemplo:  Material_equipo_de_archivo_Laura_Berbel)

Cuando acabes de hacer el powerpoint y lo hayas subido, tienes que hacer la actividad 2.9 de la página 66 de tu libro de texto.

EJERCICIO SOBRE LOS DIFERENTES TIPOS DE DOCUMENTOS:

Copia el siguiente ejercicio en tu cuaderno . Debes unir cada tipo de documento con su significado (recuerda la información del powerpoint o del archivo Word que hiciste sobre los diferentes tipos de documentos que hay):

Documento	Significado
1)      Inventario	a)      Documento que durante una reunión es escrito por una persona presente en la misma, y en el cual se registran los temas tratados en la reunión, así como las conclusiones o acuerdos que se han adoptado.
2)      Órden de trabajo	b)      Documento en el que consta la relación detallada, ordenada y valorada de los elementos que componen el patrimonio de una empresa o persona en un momento determinado.
3)      Instancia	c)      Documento escrito por el que se notifica (se informa) de la decisión que ha tomado la administración respecto a un asunto determinado.
4)      Memorando	d)      Documento escrito en el que se da cuenta del estado actual , o de los resultados de un estudio o investigación sobre un asunto específico. En el informe deben figurar los datos necesarios para poder comprender el caso y debe proponer o recomendar la mejor solución para el hecho tratado.
5)      Acta	e)      Documento escrito que la empresa entrega a la persona que corresponda y que contiene una descripción pormenorizada del trabajo que debe llevar a cabo.
6)      Informe	f)       Documento escrito en el que se pide la revisión de un acto definitivo que ha sido realizado por la administración. El recurrente (la persona que presenta el recurso) debe tener un interés personal directo.
7)      Recurso	g)      Documento que sirve para solicitar algo a un organismo oficial.
8)      Notificación	h)      Escrito breve por el que se intercambia información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición.

MAPA CONCEPTUAL DE LA PÁGINA 61

Utiliza las siguientes palabras para rellenar el mapa conceptual que aparece en la página 61 del libro de texto):


- localizar
- seguro e íntegro
- mantener
- conservar
- actualizable
- lo exige la ley
- particulares
- ocupar poco espacio

TRABAJO SOBRE LA UBICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN LOS DEPARTAMENTOS DE UNA EMPRESA

Tienes que hacer una presentación (powerpoint) con la información que aparece en las páginas 38 y 39 de tu libro de texto (apartado 2.1 “Ubicación de los documentos”).

Deben aparecer las distintas áreas funcionales con los departamentos implicados y en cada departamento las tareas que se llevan a cabo y los documentos que esos departamentos reciben y emiten.

Víctor Javier Alonso: Área funcional comercial.

Laura Berbel: Áreas de producción, financiera y administrativo-contable.

Raúl Campos: Áreas de recursos humanos, jurídico-legal y comunicación.

Sheila  Campos: Área funcional comercial.

Irene de Dios: Áreas de producción, financiera y administrativo-contable.

David Jiménez: Áreas de recursos humanos, jurídico-legal y comunicación.

Julián López Patón: Área funcional comercial.

Miguel Ángel Mendoza: Áreas de producción, financiera y administrativo-contable.

-1ª diapositiva con título de la presentación (Documentos del área funcional “…..”), nombre, apellidos y curso del alumn@.

-Esquema en el que cada área funcional tenga los departamentos implicados. Poner una breve explicación de para qué sirve cada departamento.

-Esquema en el que cada departamento aparezca con las tareas que lleva a cabo.

-Esquema en el que cada departamento aparezca con los documentos que emite y recibe.

-Documentos de cada departamento (explica brevemente para qué sirven y busca un ejemplo (una foto) ).

Además todos los alumnos deberán buscar en internet el significado de los siguientes documentos:

-Inventarios.

-Órdenes de trabajo.

-Instancia

-Memorando.

-Actas.

-Informe.

-Alta en IAE.

-Recursos.

-Notificaciones.

Hacer otro powerpoint con el significado de cada documento y buscar algún ejemplo en la red.

... y para terminar realiza la siguiente actividad para relacionar cada actividad con el departamento correspondiente (haz clic en este enlace).